Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, was das Portal von Opendata.ch mit Personendaten tut — also diese Anwendung, nicht den Verein im Ganzen. Sie folgt dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Kurz gesagt: wir setzen keine Analyse-Werkzeuge Dritter und keine Werbe-Cookies ein, bearbeiten aber die Daten, die Mitgliedschaft, Anstellung, Bewerbung und Buchhaltung mit sich bringen.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich ist der Verein Opendata.ch. Anschrift und Ansprechpersonen — auch für Fragen zum Datenschutz — stehen im Impressum.

Welche Daten wir bearbeiten

Je nachdem, was Sie mit dem Verein verbindet: Angaben zum Konto (Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Anmeldungen); zur Mitgliedschaft (Anschrift, Beitragsstufe, Rechnungen, Zahlungen); zu einer Anstellung (Lohn, Sozialversicherungen, Abwesenheiten, Arbeitszeit, Personaldossier); zu einer Bewerbung (Unterlagen, Beurteilungen); zu Anlässen (Anmeldung, Teilnahme); zu Kontakten des Vereins (Ansprechpersonen bei Organisationen, festgehaltene Gespräche); und zu Belegen der Buchhaltung, in denen Namen und Zahlungsangaben vorkommen. Lohn- und Personaldaten sind besonders schützenswert und nur für die Personaladministration und die Geschäftsleitung einsehbar.

Anmeldung und Konto

Ein Konto kann jede Person selbst anlegen — mit einem Passwort oder über Google, GitHub, GitLab oder Infomaniak. Vom gewählten Anbieter erhalten wir Name, E-Mail-Adresse und, falls vorhanden, den Link zum dortigen Profilbild. Das Passwort bleibt beim dortigen Konto. Das Profilbild zeigt das Portal, solange Sie kein eigenes hochladen; Ihr Browser lädt es dafür direkt beim Anbieter. Umgekehrt erfährt dieser Anbieter, dass Sie sich bei uns anmelden — das ist der Preis dieser Wahl, und sie steht Ihnen frei. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Sprache, der Link zum Profilbild und die Anmeldungen mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser, damit Missbrauch erkennbar bleibt. Ein Konto allein schaltet im Portal nichts frei.

Mitgliedschaft und Beitrittsgesuch

Ein Gesuch enthält, was Aufnahme und Rechnung brauchen: Name oder Organisation, Anschrift, E-Mail-Adresse, die gewählte Beitragsstufe und was freiwillig dazugeschrieben wird. Vorstand und Geschäftsstelle lesen es und entscheiden; wird es abgelehnt oder zurückgezogen, entsteht kein Mitgliedereintrag. Zur laufenden Mitgliedschaft gehören Beitragsrechnungen, Zahlungen und Mahnungen.

Anmeldung zu Anlässen

Erfasst werden Name, E-Mail-Adresse und was das Anmeldeformular fragt — etwa Verpflegung oder eine Organisation. Das dient der Durchführung: Bestätigung, Erinnerung, Teilnahmeliste, Abmeldung. Bei Anlässen mit Ticket kommt die Zahlung dazu.

Bewerbungen

Eine Bewerbung umfasst die eingereichten Unterlagen, den Verlauf des Verfahrens und die Beurteilungen der Personen, die sie lesen. Zugang haben die am Verfahren Beteiligten. Wer nicht angestellt wird, kann einer Aufnahme in den Talentpool zustimmen; ohne diese Zustimmung wird die Bewerbung nach Abschluss gelöscht.

Anstellung

Für Angestellte und Vorstandsmitglieder bearbeiten wir, was ein Arbeitsverhältnis verlangt: Vertrag, Lohn und Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Quellensteuer und Familienzulagen, Abwesenheiten, Arbeitszeit, Spesen und ein Personaldossier. Ein Teil davon wird an die zuständigen Stellen gemeldet, weil das Gesetz es verlangt — siehe unten.

Dateien und gemeinsames Arbeiten

Die Dateiablage unter drive.opendata.ch und die Bearbeitung von Dokumenten laufen auf unseren eigenen Servern. Jedes Konto kann sich dort anmelden und sieht zunächst nichts: sichtbar wird, was jemand ausdrücklich mit ihm teilt. Wer ein Dokument bearbeitet, hinterlässt darin Namen und Änderungen, wie gemeinsames Arbeiten es unvermeidlich mit sich bringt.

Der Newsletter wird mit Listmonk versandt, einer quelloffenen Software, die wir selbst auf unserem Server betreiben. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Name und ob eine Nachricht zugestellt werden konnte. Öffnungen und Klicks auf Links zählt Listmonk nur als Gesamtzahl pro Ausgabe, nicht pro Person. Jede Ausgabe trägt einen Abmeldelink; eine Abmeldung wirkt sofort.

E-Mail-Versand und -Empfang

Ausgehende E-Mails des Portals — Bestätigungen, Einladungen, Rechnungen, Mahnungen — werden über den SMTP-Relay von Google versandt; ihr Inhalt läuft damit über einen Dienst von Google LLC. Eingehende Rechnungen werden aus einem Postfach abgeholt und im Portal abgelegt.

Wer die Daten sonst noch sieht

Ausserhalb des Vereins geben wir Daten nur weiter, wo eine Aufgabe oder das Gesetz es verlangt: an die Revisionsstelle und den externen Treuhänder für die Rechnungsprüfung; an Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung, Familienausgleichskasse und Steuerbehörden für die Lohnadministration; an unsere Bank für Zahlungen; an einen Zahlungsdienstleister in der Schweiz für Zahlungen mit Karte; und an Behörden, wo wir dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und geben keine zu Werbezwecken weiter.

Bekanntgabe ins Ausland

Drei Fälle: Wer sich über Google, GitHub oder GitLab anmeldet, gibt damit diesem Anbieter in den USA bekannt, dass er sich bei uns anmeldet — diese Wahl treffen Sie selbst und können sie vermeiden, indem Sie ein Passwort verwenden oder Infomaniak wählen, das in der Schweiz sitzt. Ausgehende E-Mails laufen über Google LLC in den USA. Und zur automatischen Auswertung eingehender Rechnungen, Belege und Kartenabrechnungen werden diese Dokumente an einen Anbieter für Sprachmodelle in China (Moonshot AI) übermittelt; sie enthalten Namen, Adressen, Beträge und Zahlungsangaben. Für die beiden letzten Fälle stützen wir uns auf die Vertragsklauseln der Anbieter nach Art. 16 Abs. 2 DSG; die Prüfung dieser Grundlage und der Wechsel zu einem Anbieter in der Schweiz oder der EU sind hängig.

Wo die Daten liegen

Portal, Anmeldedienst, Dateiablage, Newsletter und Datenbank laufen auf Servern in der Schweiz. Nächtliche Sicherungen werden verschlüsselt an einen Sicherungsdienst in der Schweiz ausgelagert. Die Ausnahmen sind die im vorigen Abschnitt genannten.

Auswertung der Nutzung

Wir setzen keine Analyse-Werkzeuge Dritter ein und keine Werbe-Cookies. Aufrufe öffentlicher Seiten werden auf unserem eigenen Server als blosse Zahl gezählt, ohne Eintrag je Besucherin. Im Browser wird nur gespeichert, was die Anwendung zum Funktionieren braucht — die Anmeldung, die gewählte Sprache und das helle oder dunkle Erscheinungsbild.

Automatisierte Einzelentscheidungen

Es gibt keine. Über Aufnahme, Anstellung, Freigabe einer Zahlung oder Zugang entscheiden Menschen. Wo eine Maschine mitarbeitet — etwa beim Auslesen einer Rechnung — schlägt sie vor, und jemand prüft es, bevor es gilt.

Wie lange

Was zu einer Mitgliedschaft, einer Rechnung, einem Lohn oder einer Buchung gehört, bewahren wir so lange auf, wie es das Obligationenrecht verlangt (zehn Jahre). Bewerbungen werden nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keiner Aufbewahrung im Talentpool zugestimmt wurde. Anmeldungen zu Anlässen und Anmeldeprotokolle werden nach Ablauf ihrer Nützlichkeit gelöscht. Ein Konto, das niemand mehr braucht, löschen wir auf Wunsch.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über die zu Ihnen bearbeiteten Daten verlangen, deren Berichtigung oder Löschung, sowie die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten, und einer Bearbeitung widersprechen (Art. 25 ff. DSG). Eine Anfrage genügt formlos an die im Impressum genannte Adresse; wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Vieles lässt sich auch selbst erledigen: die eigenen Angaben stehen im Konto, der Newsletter hat seinen Abmeldelink. Sind Sie mit unserer Antwort nicht einverstanden, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.

Stand: September 2026